왜 문서체계 수립이 필요할까?
품질인증시스템에서는 '조직의 품질경영시스템의 적용범위는 문서화된 정보로 이용 가능하고 유지되어야 한다'(IATF기준)고 요구사항에 명시할 만큼 문서 및 문서체계를 중요한 요소 중 하나로 여긴다. 오늘은 품질인증시스템에서 요구하는 문서체계 및 분류기준 수립에 대해 이야기를 하겠다.
보통 회사에 QMS(품질경영인증시스템)를 도입하게 되면 하게되는 고민 중 하나는 회사의 문서체계를 수립하는 일이다.대부분의 경우 도입컨설턴트 회사 업무를 모니터링한 후 제시한 표준안을 바탕으로 수립을 하는데 그 의미를 제대로 이해하지 못하면 이후 자체적인 유지관리가 어렵다.
남들은 어떻게 하고 있는데?
인터넷으로 '품질경영시스템 문서체계'로 검색하면 나오는 여러가지 형태의 문서체계를 찾아볼 수 있는데 대략적으로 아래와 같은 구조의 문서체계 피라미드를 보게 된다.
하지만 실무에서는 좀더 복잡해진다. 프로세스, 플로우차트, 프로시져, 공정도 등 많은 용어들이 혼용되고 심지어는 컨설턴트도 이에 대한 가이드를 제대로 해주지 못해 잘못 사용하는 경우도 있다.
사실, QMS요구사항(IATF기준이지만 대동소이할 것이라 생각한다.)에서는 문서화체계에 대한 명확한 언급은 없고 최소 요구사항만을 언급하고 있는데 이는 '딱히 정한 것은 없지만 회사의 특성에 맞게 적절하게 QMS 관련문서들을 체계화하라'는 의미로 해석된다.
인터넷에서 영어 검색을 해도 결과는 비슷하다.
그럼 우린?
인터넷으로 검색한 자료 중에서 가장 잘 정리되었다 생각되는 다이어그램을 아래와 같이 공유한다.
실제로 QMS의 요구사항에는 시스템이 갖추어야할 요소로 매뉴얼, 프로세스, 폼과 양식 정도로 문서화 요소가 구분될 수 있다. 하지만 위의 다이어그램에서처럼 그 목적과 대상, 방법 등을 고려한다면 조금 더 세밀한 구분이 필요한데, 인스트럭션의 세부적 설명을 프로시저에 포함해 관리한다 가정해, 매뉴얼, 프로세스, 프로시져, 그리고 양식 및 측정자료 등으로 문서체계를 나누면 크게 무리가 없다 생각한다. 그리고 이를 한글과 대입한다면, 규정(매뉴얼), 절차(프로세스), 지침(프로시져), 그리고 양식과 측정자료로 구분하면 무리가 없다 생각한다. (각각의 의미 등은 따로 설명하겠다.)
QMS의 기본 목적이 회사경영의 품질수준을 개선/유지하는 것이라 할 때, 회사의 업무용어를 통일하는 것도 그 나름의 의미를 지닌다. 같은 언어로 소통하면 불필요한 업무에너지 낭비를 줄일 수 있고 그 결과 업무효율은 증가할 것이다.
링크
- Processes, Procedures, Work Instructions – what’s the difference anyway? (링크)
- TSC QMS Document Pyramid (링크)
- 품질매뉴얼 작성방법 (링크)
- 사내표준화 대상 선정과 부문별 표준안 작성 (링크)